Privacyreglement OHvZ
Inleiding
De Haarlemse Filatelistische Vereniging ‘Op Hoop van Zegels’,
ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40594589,
verwerkt persoonsgegevens.
OHvZ acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot
belang. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en
beveiligd. Bij onze verwerkingen houden wij ons aan de eisen van de
Nederlandse en EU-privacywetgeving.
In dit privacyreglement leggen wij uit welke persoonsgegevens wij
verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden aan deze
verklaring zorgvuldig te lezen.
Dit privacyreglement is voor het laatst aangepast op 23 november
2018.
Paragraaf 1: Algemene bepalingen
Doelstelling reglement
Binnen de vereniging worden persoonsgegevens van leden bijgehouden
in een ledenadministratie. De persoonsgegevens zijn door de leden in
vertrouwen verstrekt aan de vereniging en dienen om deze reden
met zorg te worden beheerd. Om deze reden is een privacyreglement
ledenadministratie opgesteld.
Artikel 1: Begripsbepaling
-
In dit reglement wordt verstaan
onder: -
het reglement: dit reglement;
-
persoonsgegeven: elk gegeven
betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke
persoon met uitzondering van de voor- en achternaam; -
verwerking van
persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met
betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het
verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen,
opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van
doorzending, verspreiding of enige andere vorm van
terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband
brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van
gegevens; -
verstrekken van
persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van
persoonsgegevens; -
de vereniging: Haarlemse
Filatelistische Vereniging ‘Op Hoop van Zegels’; -
verantwoordelijke: het Bestuur
van de vereniging; -
ledenadministratie: elk
gestructureerd geheel van persoonsgegevens geregistreerd door
de ledenadministrateur, ongeacht of dit geheel van gegevens
gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch
bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en
betrekking heeft op verschillende personen; -
Ledenadministrateur: degene die
onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast
met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens, voor
de juistheid en de actualiteit
van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, wijzigen,
verwijderen en verstrekken van gegevens; -
Leden: personen die lid zijn
van de vereniging; -
Betrokkene: degene op wie een
persoonsgegeven betrekking heeft; -
Gebruiker: degene die kennis
mag nemen van (onderdelen van) het bestand.
Artikel 2: Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk
geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van leden in de
ledenadministratie, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende
documenten die in de ledenadministratie zijn opgenomen. Dit
reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde
verwerking van persoonsgegevens die in de ledenadministratie
zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
Artikel 3: Beheer van de persoonsgegevens
De ledenadministrateur is verantwoordelijk voor het bijhouden van
de ledenadministratie alsmede het beheer hiervan.
Paragraaf 2: Relevantie
Artikel 4: Doelstellingen van de verwerking
Het doel van de verwerking van de persoonsgegevens is het draaiend
kunnen houden van de vereniging.
Artikel 5: Rechtmatige grondslag van de verwerking van
persoonsgegevens
De rechtmatige grondslag voor de verwerkingen is gelegen in het
gerechtvaardigde belang van het bestuur de vereniging te
kunnen besturen en draaiende te kunnen houden.
Artikel 6: Personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt
De persoonsgegevens van eenieder die het lidmaatschap heeft
van de vereniging, zoals beschreven in artikel 5 van de
Statuten, wordt verwerkt in de ledenadministratie.
Artikel 7: Soorten van opgenomen persoonsgegevens en de wijze van
verkrijging
-
Persoonsgegevens worden
opgevraagd bij de betrokkene zelf. Door het verstrekken van deze
gegevens stemt de betrokkene in met het gebruik binnen de
vereniging. -
Persoonsgegevens worden niet
opgevraagd bij derden zonder de ondubbelzinnige
toestemming van de betrokkene. -
Persoonsgegevens worden op
behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. -
Persoonsgegevens worden slechts
verwerkt voor zover zij, gelet op de genoemde doeleinden,
toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. -
De ledenadministrateur treft de
nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en
volledigheid van de verwerkte
persoonsgegevens.
Artikel 8: Verwijdering van opgenomen persoonsgegevens
-
Als een persoon niet meer
behoort tot een van de personen, zoals bedoeld
in artikel 6, worden alle tot dan verwerkte persoonsgegevens
minimaal twee
jaar bewaard, tenzij betreffende
persoon schriftelijk
verzoekt tot eerdere verwijdering van de gegevens. -
Verwijdering impliceert
vernietiging of een zodanige bewerking dat het niet meer mogelijk is
de persoon te identificeren, met
uitzondering
van hetgeen in lid
c) van dit artikel is bepaald. -
Van oud-leden van de vereniging
blijven enkele basisgegevens bewaard ten behoeve van het historisch
archief van de vereniging. Dit zal beperkt blijven tot niet meer dan
de initialen, naam, geboortedatum, woonplaats en de datum van
aanvang en einde van het lidmaatschap en
de reden daarvan.
Paragraaf
3: Rechtstreekse toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens
Artikel 9: Rechtstreekse toegang tot persoonsgegevens
-
Uitsluitend de
ledenadministrateur heeft, met het oog op de dagelijkse zorg voor
het goed functioneren van de vereniging, rechtstreekse toegang
tot persoonsgegevens. -
De
ledenadministrateur is
verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens,
waarvan hij
kennis neemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem
tot mededeling verplicht of uit zijn
taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Artikel 10: Technische werkzaamheden
Personen die belast zijn met de uitvoering van technische
werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle
persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen.
Artikel 11: Verstrekken van persoonsgegevens aan gebruikers binnen
de vereniging
-
Het verstrekken van
persoonsgegevens aan gebruikers binnen de vereniging mag alleen
indien hiertoe door de
algemene ledenvergadering is besloten. -
De persoonsgegevens mogen,
zonder dat daartoe een besluit van de ledenvergadering voor
nodig is, worden verstrekt aan het bestuur van de vereniging.
Op personen binnen het bestuur en door het bestuur benoemde
commissies is artikel 9 lid b eveneens van toepassing voor zover deze
noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de functie of taak binnen
de vereniging.
Artikel 12: Verstrekken van persoonsgegevens aan personen of
rechtspersonen buiten de vereniging
-
Verstrekken aan gebruikers
buiten de vereniging, zoals een sponsor, mag als de vereniging
daarvoor voorafgaand aan zijn leden toestemming heeft gevraagd. -
De verantwoordelijke behoeft
geen toestemming van een lid te verkrijgen indien de vereniging
wettelijk verplicht is de persoonsgegevens te verstrekken. Zo
kan de belastinginspecteur de vereniging op grond van artikel
47 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen vragen hem alle
gegevens die van belang kunnen zijn voor de
belastingheffing, te verstrekken. -
Als het gaat om activiteiten
die voor de vereniging gebruikelijk zijn of zijn goedgekeurd door de
ledenvergadering, moet
expliciete toestemming gevraagd worden aan de betreffende
leden.
Artikel 13: Verdere verwerking van persoonsgegevens
-
De te verwerken
persoonsgegevens worden slechts verder verwerkt op een wijze
die
verenigbaar is met
het doel waarvoor ze zijn verkregen. Daarbij wordt tenminste
rekening gehouden met de verwantschap van de doelen, de aard van de
gegevens, de gevolgen van de verdere verwerking voor de
betrokkene, de wijze waarop de gegevens zijn verkregen en de
waarborgen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. -
Persoonsgegevens mogen verder
worden verwerkt
wanneer dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting
na te komen waaraan de vereniging onderworpen is of geschiedt
met de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene.
Paragraaf 4: Rechten van de betrokkene
Artikel 14: Algemeen
Iedere betrokkene heeft recht op informatie, inzage en correctie
(verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming) alsmede
recht van verzet, zoals geformuleerd in de volgende artikelen van
deze paragraaf.
Artikel 15: Recht op informatie
De verantwoordelijke informeert betrokkene op diens verzoek tijdig
en volledig over de doelen waarvoor en de manieren waarop
persoonsgegevens van hem worden verwerkt, over de regels die daarvoor
gelden, over de rechten die betrokkene ten aanzien daarvan heeft en
hoe hij die kan uitoefenen. Daarbij wordt betrokkene ook geïnformeerd
over de plaats waar de documenten, waarin bedoelde regels zijn
opgenomen, kunnen worden ingezien dan wel opgevraagd.
Artikel 16: Recht op inzage
-
De ledenadministrateur deelt
eenieder op diens verzoek, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk
binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of
hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. -
Indien dat het geval is,
verstrekt de ledenadministrateur de verzoeker desgewenst, zo spoedig
mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het
verzoek, schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie
over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de gegevens of
categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de
ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de
herkomst van de gegevens. Indien de verzoeker dat wenst, verstrekt
de ledenadministrateur tevens informatie over de systematiek van de
geautomatiseerde gegevensverwerking. -
De verzoeker heeft recht op een
kopie van de gegevens die over hem zijn vastgelegd. Hij hoeft
hiervoor niet te betalen. -
Indien een gewichtig belang van
de verzoeker dit eist, voldoet de ledenadministrateur aan het
verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is
aangepast. De ledenadministrateur draagt zorg voor een deugdelijke
vaststelling van de identiteit van de verzoeker. -
De ledenadministrateur kan, na
dit besproken te hebben met de verantwoordelijke, weigeren aan
een verzoek te voldoen, indien en voor zover dit noodzakelijk is in
verband met: -
de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
-
gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de
verantwoordelijke daaronder begrepen.
Artikel 17: Recht op correctie: verbetering, aanvulling,
verwijdering en/of afscherming
-
Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de
ledenadministrateur over tot verbetering, aanvulling, verwijdering
en/of afscherming van de met betrekking tot de verzoeker verwerkte
persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk
onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter
zake dienend of bovenmatig zijn, dan wel anderszins in strijd
met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek behelst de
aan te brengen wijzigingen. -
De ledenadministrateur deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar
uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek,
schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of
niet geheel wil voldoen, omkleedt hij dat met redenen. -
De ledenadministrateur draagt er zorg voor dat een beslissing tot
verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo
spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. -
De ledenadministrateur informeert in geval van verbetering,
aanvulling, verwijdering en/of afscherming derden daarover en
verzekert zich ervan dat die derden hun bestanden dienovereenkomstig
aanpassen. De ledenadministrateur deelt de verzoeker mee aan
welke derden hij die informatie heeft verstrekt.
Artikel 18: Recht van verzet
-
Indien de rechtmatige grondslag
voor een bepaalde verwerking is gelegen in het gerechtvaardigde
belang van de vereniging, kan de betrokkene bij de verantwoordelijke
te allen tijde bezwaar aantekenen tegen die verwerking in verband
met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. -
Binnen vier weken na ontvangst
van het bezwaar beoordeelt de verantwoordelijke of dit verzet
gerechtvaardigd is. -
De ledenadministrateur
beëindigt de verwerking terstond, indien de verantwoordelijke
het verzet gerechtvaardigd acht. Verzet tegen de verwerking
voor commerciële of charitatieve doelen is altijd gerechtvaardigd.
Artikel 19: Onvoorzien
In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist het
bestuur, zo mogelijk na instemming van de ledenvergadering. In
spoedeisende gevallen informeert het bestuur de ledenvergadering
achteraf.
versie 01-12-2018